Легалізація документів, виданих в Україні, може здійснюватися двома шляхами – шляхом консульської легалізації або апостилювання. Тільки після проходження відповідних процедур українські документи будуть вважатися прийнятними та можуть бути використані за кордоном.
Тобто, якщо у особи за кордоном виникне потреба пред’являти українські документи до якихось офіційних установ – вони мають бути легалізовані.
Наприклад, у разі влаштування на роботу за спеціальністю, необхідно пред’явити диплом про відповідну освіту – диплом має бути легалізований, що підтверджуватиме дійсність документа про освіту. Перед виїздом за кордон рекомендуємо проставити апостиль на тих документах, які там можуть вам знадобитися – це допоможе заощадити час та кошти.
З рядом країн Україна уклала двосторонні договори про правову допомогу, якими передбачено скасування необхідності легалізації документів, виданих в одній з країн, для подання в іншій. Серед таких країн, зокрема, Угорщина, В’єтнам, Китай, Латвія, Литва, Молдова, Монголія, Польща, Чехія, Естонія.
Втім, для більшості країн вимога легалізації документів, виданих в Україні, залишається обов’язковою, тому пропонуємо більш детально розібратися з кожним із способом легалізації окремо.
КОНСУЛЬСЬКА ЛЕГАЛІЗАЦІЯ
Консульська легалізація – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Консульська легалізація вимагається в таких країнах: ОАЕ, Саудівська Аравія, Лівія, Кувейт, Китай (крім Макао і Гонконгу), Коста-Ріка, Канада, Шрі-Ланка, Ірак, Єгипет, Палестина, Уругвай, Чилі, Катар та деякі інші країни.
Документи, які підлягають консульській легалізації:
- оригінали документів, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені міжрегіональними управліннями Міністерства юстиції України (в області за місцем видачі, або у м. Києві);
- оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у міністерстві, яке керує відповідний навчальний заклад;
- документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України.
Легалізації не підлягають:
- документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян
- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування
- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень
- документи, оформлені в закордонних дипломатичних установах.
Порядок консульської легалізації:
Для здійснення консульської легалізації документів відповідна заінтересована особа або її представник має звернутися із заявою та відповідними документами до Департаменту консульської служби МЗС України.
За консульську легалізацію справляється консульський збір, який залежно від статусу заявника може становити 150 грн. (для фізичних осіб) або 450 грн. (для юридичних осіб). За оформлення документів у терміновому порядку стягується подвійний тариф консульського збору.
Терміни легалізації документів:
у звичайному порядку – у строк до 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору;
у терміновому порядку – у строк до 5 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа або виникнення сумніву щодо достовірності документа – строк розгляду може бути продовжено до 20 робочих днів.
Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.
АПОСТИЛЮВАННЯ
Апостилювання документів вважається спрощеним способом легалізації документів, оскільки в порівнянні з консульською легалізацією потребує значно менше часу. Застосовується процедура апостилювання лише у країнах-учасницях Гаазької Конвенції 1961 року та апостильований документ може використовуватися у всіх країнах-учасницях Гаазької Конвенції.
Апостилювання документа полягає в тому, що на ньому уповноваженим органом держави, в якій було видано такий документ, проставляється спеціальний штамп “Apostille”. Апостиль проставляється на оригіналах документів, їх нотаріальних копіях або на окремому аркуші, що скріплюється із відповідним документом.
Апостиль на офіційних українських документах ставиться виключно на території України. Тобто, ви не зможете проставити апостиль на українських документах за кордоном в українських посольствах чи консульствах.
Штамп “апостиль” в Україні може бути проставленим на наступних документах:
- свідоцтвах та витягах, що видаються органами РАЦС: про народження або смерть, шлюб чи його розірвання, усиновлення дитини, зміну імені тощо;
- нотаріальних актах;
- судових рішеннях;
- документах про освіту;
- інших офіційних документах, виданих на території України.
Порядок апостилювання документів різний та залежить від типу документа на якому необхідно проставити апостиль. Наразі в Україні апостилювання здійснюється в наступних установах:
Міністерство внутрішніх справ – на документах, що видаються цим міністерством та його територіальними органами, окрім документів, що стосуються сфери освіти та науки. До таких документів відносяться витяг з інформаційно-аналітичної системи “облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості” (так звана довідка про відсутність судимості).
Міністерство освіти та науки – на офіційних документах, виданих цим міністерством, а також територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами й організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг:
дипломи про освіту;
сертифікати про присвоєння вчених звань;
атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші.
Міністерство юстиції – на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються державними чи нотаріусами України:
свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану;
витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
архівні довідки;
документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.
Державна міграційна служба – на документах, що видаються цією службою, її територіальними та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції, у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів. До таких документів відносяться довідки/витяги з Єдиного державного демографічного реєстру та інші.
Державна податкова служба – на документах, що видаються цією службою та її територіальними органами. До таких документів відносяться:
довідка-підтвердження статусу податкового резидента України;
відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків про джерела/суми виплачених доходів та утриманих податків та інші.
Міністерство закордонних справ – на всіх інших видах документів.
Апостиль не проставляється:
- на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;
- на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій;
- оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України;
- оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Для проставлення апостиля особа або її представник має звернутися із заявою (як правило, встановленої форми) до компетентного органу з оригіналом документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку, та зокрема, документом про оплату послуги з проставлення апостиля.
Проставлення апостиля, за загальним правилом, здійснюються у строк до 2 робочих днів. В окремих випадках цей строк може тривати до 20 робочих днів.
Після проставлення апостилю у багатьох випадках потрібно виконати переклад – як самого документа, так і його апостилю. Також для використання документів за кордоном потрібно, щоб виконаний переклад засвідчив нотаріус.
Публікацію підготовлено Адвокатським об’єднанням “Неофеліс Ло Груп”. Наша команда адвокатів та юристів допомагає українцям, що знаходяться за кордоном в будь-якій точці світу, в оформленні та легалізації документів в Україні. Ми надаємо повний комплекс послуг, включаючи переклад та нотаріальне засвідчення у разі потреби. Виконуємо замовлення в необхідні для вас терміни та гарантуємо конфіденційність документів.
Для замовлення послуги з консульської легалізації або апостилювання будь-яких документів звертайтесь до нас зручним для вас способом за номерами телефонів + 380632227822 або + 380504717771 (Viber, Telegram, WhatsApp) і ми оперативно відповімо.